PRINCIPALES DOCUMENTOS COMERCIALES

En general los documentos comerciales son los comprobantes o constancias de las operaciones realizadas por la empresa.

è Principales Conceptos:

REMITO O NOTA DE REMISIÓN:

Es el documento que el vendedor envía al comprador junto con las mercaderías, es decir que el remito acompaña a las mercaderías o efectos vendidos en el momento de su entrega al comprador.

El comprador recibe las mercaderías que le envía el vendedor a través de:

Su propio sistema de distribución.

Una empresa de transporte, privada o estatal, (camiones, micros, aviones, trenes, etc.)

	VENDEDOR (Original)
		TRANSPORTISTA (Triplicado)
	COMPRADOR Verifica y si Acepta, firma (Duplicado)

El remito

Le sirve al comprador para controlar las mercaderías recibidas que luego le serán facturadas. Si las mercaderías que recibe son las solicitadas en cantidad y calidad. Una vez efectuada esta verificación, recién el comprador firma conforme.

Le sirve al vendedor como constancia de que el comprador recibió “conforme” las mercaderías, y para confeccionar la FACTURA.

Le sirve al transportista como constancia de que entregó las mercaderías a quién correspondía.

Los datos que deben figurar en un remito, son, en síntesis:

Fecha de emisión – número de orden preimpreso correlativamente

Identificación del vendedor: Membrete

Identificación del comprador: Nombre y apellido o Razón Social y domicilio.

Identificación del envío: Detalle de las mercaderías (cantidad, calidad y excepcionalmente el precio unitario de la mercaderías remitida)

Firmas: del vendedor y de “conformidad” del comprador.

Si el comprador retira en el acto las mercaderías no es necesario el remito.

FACTURA

Es el documento que el vendedor envía al comprador detallando las mercaderías que le ha vendido: cantidad, calidad, precio y condiciones de venta.

Datos de la factura:

Identificación del Vendedor

Identificación del Comprador

Datos de identificación de la operación de Compra-Venta:

Lugar y Fecha

Cantidad y calidad de las mercaderías objeto de la transacción

Precios unitarios y total

Otros documentos que respaldan la operación, por Ej.: Remito.

El IVA debe incluirse en las facturas que se confeccionan. La Administración Federal de Ingresos Públicos (A.F.I.P.), mediante la resolución Nº 3.419/91, ha reglamentado las características y los datos que deben estar preimpresos en las facturas y documentos equivalentes, estos son:

1º) Datos del Emisor (Vendedor): En la parte superior izquierda: Nombre y Apellido o Razón Social - Domicilio Comercial - Posición ante el I.V.A. (Membrete).

En la parte superior derecha, debajo de la fecha: C.U.I.T. - Ingresos Brutos.     

2º) Numerado: En la parte superior derecha debe llevar 12 dígitos, los 4 primeros para identificar el lugar de emisión (Casa central o Sucursales); los 8 restantes se asignan al Nº de comprobante.

3º) Datos del Impresor: Al pie: Apellido y Nombre o Razón Social - C.U.I.T. - Fecha de Impresión.

Se emitirán tres tipos de facturas: A, B y C, las que cumplirán con los requisitos enumerados anteriormente dependiendo de la categoría adoptada por el sujeto emisor (vendedor) y el destinatario (comprador), se deben confeccionar las siguientes facturas:

		R.I.		A		Diferencia el  I.V.A.
		MT.
R.I.
		EXC o N.R.		B		No diferencia el I.V.A.
		C.F.

Los MT., EXC y N.R. emiten factura C cuando venden a cualquier sujeto. La factura C tiene las mismas características que la factura B.

RECIBO:

Es el documento por medio del cual una persona o empresa deja constancia escrita de haber recibido de otra cierta suma de dinero, bienes, efectos, valores, etc. y el concepto por el que los ha recibido.

PAGARÉ:

Es una promesa escrita, pura y simple por la cual una persona llamada librador o pagador, se obliga a pagar a otra llamada beneficiario o tenedor una suma determinada de dinero en una fecha cierta también determinada.

El pagaré puede extenderse:

- "A la vista”: Pagadero a la sola presentación.

- A días de la fecha de su emisión:  30, 60, o 90 días

-  A una fecha determinada: Que el pago es exigible el día, mes y año indicado como vencimiento.

Endosar: Significa transmitir la propiedad de un pagaré, mediante la firma al dorso (Atrás), de su  propietario.

Protesto: Es el trámite que realiza el tenedor de un pagaré, de acuerdo a las normas legales (mediante un escribano), para dejar constancia de su falta de aceptación o de pago. Con este trámite el beneficiario puede iniciar contra el deudor juicio ejecutivo y embargar los bienes del librador (Deudor) sin demora y puede pedir la quiebra del deudor.

Sin Protesto (Art. 50 D ley 5965/63):  Esta cláusula exime al tenedor de protestar el documento, sin que por ello se perjudique en sus derechos de cobro ejecutivo. Se tarda más en cobrar porque sigue el camino del juicio ordinario en vez del juicio ejecutivo.

La expresión "Pura y Simple": Significa que la obligación de pagar no está sometida a condición o restricción alguna, simplemente debe pagarse a su vencimiento.

NOTA DE CRÉDITO BANCARIA O BOLETA DE DEPÓSITO

Es el documento que extiende el banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada de  valores en calidad de depósito, para ser acreditada en la cuenta del titular.

Distintos Tipos de Depósitos Bancarios:

Según el carácter de los fondos depositados éstos pueden ser:

1°) Depósitos en Cuenta Corriente: Son depósitos de fondos que recibe y custodia el banco, los que se pueden extraer mediante una orden llamada cheque firmada por el titular de la cuenta.

Para que éste pueda operar el banco le entrega una chequera, cuando el depositante desea hacer un pago o retirar fondos, emite un cheque y el banco lo abona a su presentación.

2°) Depósitos a Plazo Fijo: Son depósitos de fondos que se realizan por un determinado plazo (30, 60, 90, 180 días, etc.). Los fondos depositados no se pueden retirar hasta vencido ese plazo.

En este tipo de cuentas los retiros no se hacen con cheques, sino a través de formularios especiales del banco.

3°) Depósitos en Caja de Ahorros: Estos depósitos son los que realizan los ahorristas por sumas relativamente pequeñas. Los retiros se efectúan mediante formularios que llena el empleado del banco y firma el titular de la cuenta. En el momento de apertura de ésta, el banco entrega a su titular una libreta en la cual el empleado del banco anota los depósitos y retiros efectuados, y determina el saldo a favor del depositante.

Estas Cuentas Pueden Ser:

a) A la Orden Individual: Son cuentas abiertas a nombre de una sola persona. Únicamente ésta se encuentra facultada para extraer dinero de la cuenta, aún cuando otras personas puedan efectuar depósitos en su cuenta.

b) A la Orden Conjunta: La cuenta se abre en este caso a la orden de dos o más personas y para extraer fondos de ella se requiere la firma de todas juntamente.

Por Ejemplo: Sobre una cuenta a la orden conjunta de P. Gómez y J. Durán, sólo podrán extraer fondos estas dos personas en conjunto y no individualmente.

c) A la orden Recíproca o Indistinta: Cuando las cuentas se abren a nombre de dos o más personas, con la condición de que cualquiera de ellas indistintamente, puede extraer fondos de la cuenta.

CHEQUE

Es una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual el firmante tiene fondos suficientes depositados o está autorizado a girar en descubierto.

Girar en Descubierto:

Significa librar cheques por un importe superior al que se tiene depositado en la cuenta corriente bancaria. Se necesita la autorización del banco, el cual otorga hasta un monto y tiempo determinado, cobrándole intereses al titular de la cuenta bancaria. (Crédito Bancario)

Las Personas que Intervienen en el Cheque son las Siguientes:

1°) El Librador: Quien lo emite o da la orden de pago (Titular de la cuenta corriente).

2°) El Librado: El banco que debe pagar el cheque.

3°) El Beneficiario: El que cobra el cheque.

Los cheques se Componen de Tres Partes:

a) Un Talón Fijo: (Ubicado en la parte izquierda), que permanece encuadernado en la libreta de cheques.

b) El Cheque Propiamente Dicho.

c)Talón de Cobranza: (Ubicado a la derecha) Se utiliza para cobrar los cheques en efectivo.

                El cheque evita el movimiento de dinero en efectivo y el riesgo que esto representa. Puede endosarse, es decir, transferirse como si fuera dinero en efectivo, como medio de pago, siempre deja una constancia de entrega  de dinero, puede enviarse por correo bajo ciertas condiciones.

                Los cheques pueden ser presentados para su cobro dentro de los 30 días contados desde la fecha de su emisión.

ACTIVIDAD

Con los siguientes datos complete los documentos que se detallan a continuación:

1.Original de Factura Nº 0000 - 00006150, Fecha: 01/07/08

Vendedor: Juan Fernández, San Martín 4258, Plaza Huincul – IVA RI – CUIT: 30-50020119-4 – Ing. Brutos: 018- 3652436-5

Comprador: Inés Martínez – Belgrano 3458 – Cutral-Có (RI), 30 pantalones a $ 40 C/U y 120 camisas a “ 35 C/U. condiciones de pago: Cuenta Corriente sin documentar.

2. Pagaré Nº 326 por $ 10.000 / Vencimiento: 30 días de la fecha / Fecha: 05/07/08 / Firmante: Juan Pablo Altuna / Beneficiario: Andrés Antonio Giménez / Motivo: Compra de mercaderías / Lugar  de pago: Av Roca 450, Cutral-Có.

3. Nota de Crédito Bancaria:

Banco: Charco / Cuenta Cte. Nº: 356243-6 / Titular: Juan Paz / Fecha: 04/07/08 / Importe: $ 80.000 en Cheque Nº 36248 Banco Galicia $ 50.000 y Cheque Nº 45239 Banco Río $ 30.000 / Depositante: José Paz / Domicilio: San Martín 976, Plaza Huincul.

4. Recibo:

Lugar y Fecha: Plaza Huincul, 01 de Julio de 2.008

Pagador: Armando Esteban Quito

Beneficiario: Juan Roldan

Importe: $ 7.200

Motivo del pago: Cancelación de deudas por compras de mercaderías

5. Confeccionar Los documentos que quedan en poder de la distribuidora  “El Solcito”, ubicada en la calle Roca Nº 796. Determinar la operación y anotar los cálculos auxiliares en la hoja:

06/10 – Original de Factura A de fábrica de plásticos por 100 baldes de 5 litros a $ 7,90 C/U, 75 fuentones a  $ 12 C/U y 60 macetas a $ 3,30 C/U. C.P.: Mitad en cuenta corriente y mitad cheque propio.

09/10 – Duplicado Factura A a Florería Iris por 25 macetas y 10 baldes con un 50 % de ganancia. C.P.: Documentado a 30 días.

10/10 – Duplicado Factura “B” a Claudia Pérez por un balde y un fuenton más el 70 % de ganancia. C.P.: Efectivo.