LIBROS DE COMERCIO

è LIBROS DE COMERCIO

Las empresas, con el fin de cumplir con las disposiciones vigentes deben llevar libros destinados a la registración de sus operaciones comerciales.

Todas las variaciones permutativas o modificativas en los elementos componentes del patrimonio deben estar asentadas siguiendo los principios de la partida doble. Estos libros junto con la documentación respaldatoria deben archivarse por 10 años.

Libros Obligatorios:

Los libros exigidos por el Código de Comercio en su capítulo III arts. 43 al 67, son:

Libro Diario y

Libro de Inventarios y Balances.

Libro Diario: En este libro deben asentarse (Registrarse) día a día y según el orden que se vayan efectuando, todas las operaciones que haga el comerciante. En cada asiento se indicará la o las cuentas que se debitan y la o las cuentas que se acreditan.

Libro de Inventarios y Balances: Este libro debe abrirse con la descripción exacta de todos los bienes, derechos y otros valores que forman el capital del comerciante al tiempo de iniciar su negocio (Inventario Inicial). Y deben añadirse cada año los Inventarios y Balances firmados por el o los dueño/s del negocio.

è Diseño:

Las hojas de los libros de comercio tienen rayados especiales, como los modelos que exponemos a continuación:

LIBRO DIARIO

(1)

Fecha	Concepto	Fº	Debe	Haber
(2)	(3)	(4)	(5)	(6)

(1): Se escribe el mes y año de los asientos de cada página.

(2): La fecha en que se realizó la operación comercial que se registra

(3): Se detallan las cuentas que intervienen en la operación.

(4): Se anotan los folios (Páginas) del mayor dónde figuran las cuentas intervinientes.

(5) y (6): Se anotan las cantidades de los asientos, recordando que ambas columnas (Debe y Haber) tienen que balancear (ser iguales).

LIBRO MAYOR

Desde el punto de vista contable es necesario llevar un Libro Mayor, en el que se indica cada cuenta por separado con sus aumentos, disminuciones y saldos.

Este libro no es indispensable desde el punto de vista legal  por eso se usa de la forma más cómoda y efectiva, generalmente consiste en un fichero donde cada cuenta tiene una ficha de tres ó cuatro columnas.

(1)

Concepto	Fº	Debe	Haber	Saldo
(2)	(3)	(4)	(5)	(6)

(1): Se escribe el nombre de la cuenta.

(2): Se escribe el nombre de la cuenta que produjo el movimiento de la que estamos mayorizando (Contrapartida).

(3): El Nº de página del Libro Diario en donde figura el asiento que estamos mayorizando.

(4) y (5): Se anota el importe del asiento que se pasa al Mayor, en el debe si la cuenta mayorizada está en el haber y viceversa.

(6): La diferencia de las columnas (4) y (5).

Las empresas pueden llevar todo otro registro contable que consideren necesario para lograr el nivel de información requerida para una buena administración de los negocios.

è DISPOSICIONES LEGALES

Formas de llevarlos:

El Código de Comercio establece 3 principios para el uso del Libro Diario:

Las operaciones se anotarán cronológicamente (“ Se asentarán día por día y según el orden en que se vayan efectuando”)

Deben registrarse todas las operaciones (sin omitir ninguna)

En la anotación de cada operación debe quedar claro quién es el deudor y quién el acreedor.

También establece estás disposiciones para el uso del Libro de Inventarios y Balances:

Debe abrirse con “la descripción exacta” de todos los valores que forman el patrimonio del “comerciante” al tiempo de iniciar sus actividades.

Deben registrarse cada año los Balances Generales, y

Los inventarios y balances deben ser firmados por todos los interesados del establecimiento.

Estos libros son obligatorios y deben cumplir con los siguientes requisitos:

a) Encuadernados (No deben ser con hojas móviles o intercambiables).

b) Foliados (con páginas numeradas correlativamente)

Rubricados (registrados en el "Tribunal de Comercio").

Prohibiciones:

Y está prohibido:

- Alterar el orden de los asientos.

- Interlinear

- Dejar espacios en blanco.

- Raspar o enmendar lo escrito

- Tachar

- Arrancar hojas

- Alterar la encuadernación en los números de folio (Números de página).

Cuando no se cumplen los requisitos o se realiza alguna de las prohibiciones los libros no tienen valor alguno en juicio a favor del comerciante dueño de esos libros, el cual no puede solicitar convocatoria de acreedores y el juez puede declarar directamente la quiebra.

Los demás libros de contabilidad (Libro Mayor, Balance de Comprobación de Sumas y Saldos, Libro Banco, Caja-Ingreso, Caja-Egreso, etc.) constituyen libros no obligatorios, secundarios o auxiliares.

Ventajas derivadas del cumplimiento de las exigencias de la Ley:

Los libros de comercio llevados de acuerdo con las exigencias que establece el Código de Comercio tienen las siguientes ventajas:

Son admitidos en juicio como medio de prueba.

No despiertan sospechas en inspecciones de impuestos o leyes sociales;

Con ellos puede pedirse “convocatoria de acreedores” y celebrarse “concordatos”, y

En caso de quiebra no llevan al juez a considerarla fraudulenta.