DOCUMENTOS COMERCIALES

è DOCUMENTOS COMERCIALES

Los comerciantes están obligados a llevar registros contables de sus operaciones mercantiles. Éstos deben estar respaldados por la documentación correspondiente. Así, si pagan el sueldo a sus empleados deben tener como prueba los recibos firmados por el personal y si venden mercaderías archivarán el duplicado de la factura correspondiente, etc.

Los documentos de uso en el comercio varían según la operación a comprobar, pueden ser:

Recibidos de terceros:

 Ej.: Factura por compras – Nota de crédito Bancaria

Originados por la empresa:

Ej.: Duplicado factura de venta – duplicado de recibo de cobro

Documentos internos, originados dentro de la misma empresa y destinados  a la propia administración. Como por Ej.: Una autorización de gastos.

De cada documento respaldatorio se hacen al menos dos copias o partes, las que quedan en poder de las personas o empresas que intervienen en la operación.

Funciones:

La documentación cumple las siguientes funciones:

Función Contable: Proporciona a la teneduría de libros los datos necesarios para efectuar la registraciones contables.

Función de Control: Permite individualizar a las personas que intervienen en las negociaciones, estableciendo responsabilidades.

Función Jurídica: Es un medio de prueba escrita de las transacciones efectuadas y de sus correspondientes registraciones en libros de contabilidad.

Conservación:

Existe obligación legal de que el comerciante conserve en buen orden su documentación, debiendo hacerlo durante un tiempo determinado: Diez años después de transcurrido el plazo de su utilización.