En general los documentos
comerciales son los comprobantes o constancias de las operaciones realizadas
por la empresa.
è Principales
Conceptos:
REMITO O NOTA DE
REMISIÓN:
Es el documento que
el vendedor envía al comprador junto con las mercaderías, es decir que el
remito acompaña a las mercaderías o efectos vendidos en el momento de su
entrega al comprador.
El comprador recibe las mercaderías que le envía el vendedor a través
de:
Su propio sistema de distribución.
Una empresa de transporte, privada o estatal, (camiones, micros,
aviones, trenes, etc.)
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VENDEDOR
(Original)
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TRANSPORTISTA
(Triplicado)
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COMPRADOR
Verifica y si
Acepta, firma
(Duplicado)
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El remito
Le sirve al comprador para controlar las mercaderías
recibidas que luego le serán facturadas. Si las mercaderías que recibe son las
solicitadas en cantidad y calidad. Una vez efectuada esta verificación, recién
el comprador firma conforme.
Le sirve al vendedor como constancia de que el comprador
recibió “conforme” las mercaderías, y para confeccionar la FACTURA.
Le sirve al transportista como constancia de que entregó las
mercaderías a quién correspondía.
Los datos que deben figurar en un remito, son, en
síntesis:
Fecha de emisión – número de orden preimpreso correlativamente
Identificación del vendedor: Membrete
Identificación del comprador: Nombre y apellido o Razón Social y
domicilio.
Identificación del envío: Detalle de las mercaderías (cantidad,
calidad y excepcionalmente el precio unitario de la mercaderías remitida)
Firmas: del vendedor y de “conformidad” del comprador.
Si
el comprador retira en el acto las mercaderías no es necesario el remito.
FACTURA
Es el
documento que el vendedor envía al comprador detallando las mercaderías que le
ha vendido: cantidad, calidad, precio y condiciones de venta.
Datos de la factura:
Identificación del Vendedor
Identificación del Comprador
Datos de identificación de la operación de Compra-Venta:
Lugar y Fecha
Cantidad y calidad de las mercaderías objeto de la transacción
Precios unitarios y total
Otros documentos que respaldan la operación, por Ej.: Remito.
El IVA debe incluirse en las
facturas que se confeccionan. La Administración Federal de Ingresos
Públicos (A.F.I.P.), mediante la resolución Nº 3.419/91, ha reglamentado las
características y los datos que deben estar preimpresos en las facturas y
documentos equivalentes, estos son:
1º) Datos del Emisor (Vendedor): En la
parte superior izquierda: Nombre y Apellido o Razón Social - Domicilio
Comercial - Posición ante el I.V.A. (Membrete).
En la parte superior derecha, debajo de la
fecha: C.U.I.T. - Ingresos Brutos.
2º) Numerado: En la parte superior
derecha debe llevar 12 dígitos, los 4 primeros para identificar el lugar de
emisión (Casa central o Sucursales); los 8 restantes se asignan al Nº de
comprobante.
3º) Datos del Impresor: Al pie:
Apellido y Nombre o Razón Social - C.U.I.T. - Fecha de Impresión.
Se emitirán tres tipos de facturas: A, B y C, las que
cumplirán con los requisitos enumerados anteriormente dependiendo de la
categoría adoptada por el sujeto emisor (vendedor) y el destinatario
(comprador), se deben confeccionar las siguientes facturas:
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R.I.
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A
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Diferencia el
I.V.A.
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MT.
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R.I.
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EXC o N.R.
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B
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No diferencia el I.V.A.
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C.F.
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Los MT., EXC y N.R. emiten factura C cuando venden a cualquier sujeto.
La factura C tiene las mismas características que la factura B.
RECIBO:
Es el documento por medio
del cual una persona o empresa deja constancia escrita de haber recibido de
otra cierta suma de dinero, bienes, efectos, valores, etc. y el concepto por el
que los ha recibido.
PAGARÉ:
Es una
promesa escrita, pura y simple por la cual una persona llamada librador o pagador,
se obliga a pagar a otra llamada beneficiario o tenedor una suma determinada de
dinero en una fecha cierta también determinada.
El pagaré puede extenderse:
- "A la vista”: Pagadero a la sola
presentación.
- A días de la fecha de su emisión: 30, 60, o 90 días
- A
una fecha determinada: Que el pago es exigible el día, mes y año indicado como
vencimiento.
Endosar: Significa
transmitir la propiedad de un pagaré, mediante la firma al dorso (Atrás), de
su propietario.
Protesto: Es el
trámite que realiza el tenedor de un pagaré, de acuerdo a las normas legales
(mediante un escribano), para dejar constancia de su falta de aceptación o de
pago. Con este trámite el beneficiario puede iniciar contra el deudor juicio
ejecutivo y embargar los bienes del librador (Deudor) sin demora y puede pedir
la quiebra del deudor.
Sin Protesto (Art. 50 D ley 5965/63): Esta cláusula exime al tenedor de protestar
el documento, sin que por ello se perjudique en sus derechos de cobro
ejecutivo. Se tarda más en cobrar porque sigue el camino del juicio ordinario
en vez del juicio ejecutivo.
La expresión "Pura y Simple":
Significa que la obligación de pagar no está sometida a condición o restricción
alguna, simplemente debe pagarse a su vencimiento.
NOTA DE CRÉDITO
BANCARIA O BOLETA DE DEPÓSITO
Es el documento que
extiende el banco como constancia de haber recibido una cantidad determinada
de valores en calidad de depósito, para
ser acreditada en la cuenta del titular.
Distintos Tipos de Depósitos Bancarios:
Según el carácter de los fondos depositados éstos pueden ser:
1°) Depósitos en Cuenta Corriente:
Son depósitos de fondos que recibe y custodia el banco, los que se pueden
extraer mediante una orden llamada cheque firmada por el titular de la cuenta.
Para que éste pueda operar el banco le
entrega una chequera, cuando el depositante desea hacer un pago o retirar
fondos, emite un cheque y el banco lo abona a su presentación.
2°) Depósitos a Plazo Fijo:
Son depósitos de fondos que se realizan por un determinado plazo (30, 60, 90,
180 días, etc.). Los fondos depositados no se pueden retirar hasta vencido ese
plazo.
En este tipo de cuentas los retiros no se
hacen con cheques, sino a través de formularios especiales del banco.
3°) Depósitos en Caja de Ahorros:
Estos depósitos son los que realizan los ahorristas por sumas relativamente
pequeñas. Los retiros se efectúan mediante formularios que llena el empleado
del banco y firma el titular de la cuenta. En el momento de apertura de ésta,
el banco entrega a su titular una libreta en la cual el empleado del banco
anota los depósitos y retiros efectuados, y determina el saldo a favor del
depositante.
Estas Cuentas Pueden Ser:
a) A la Orden Individual:
Son cuentas abiertas a nombre de una sola persona. Únicamente ésta se encuentra
facultada para extraer dinero de la cuenta, aún cuando otras personas puedan
efectuar depósitos en su cuenta.
b) A la Orden Conjunta:
La cuenta se abre en este caso a la orden de dos o más personas y para extraer
fondos de ella se requiere la firma de todas juntamente.
Por Ejemplo: Sobre una cuenta a la orden
conjunta de P. Gómez y J. Durán, sólo podrán extraer fondos estas dos personas
en conjunto y no individualmente.
c) A la orden Recíproca o Indistinta:
Cuando las cuentas se abren a nombre de dos o más personas, con la condición de
que cualquiera de ellas indistintamente, puede extraer fondos de la cuenta.
CHEQUE
Es una orden de pago pura y simple librada contra un banco en el cual
el firmante tiene fondos suficientes depositados o está autorizado a girar en
descubierto.
Girar en Descubierto:
Significa librar
cheques por un importe superior al que se tiene depositado en la cuenta
corriente bancaria. Se necesita la autorización del banco, el cual otorga hasta
un monto y tiempo determinado, cobrándole intereses al titular de la cuenta
bancaria. (Crédito Bancario)
Las Personas que Intervienen en el Cheque son
las Siguientes:
1°) El Librador: Quien lo emite o da la orden de
pago (Titular de la cuenta corriente).
2°) El Librado: El banco que debe pagar el
cheque.
3°) El Beneficiario: El que cobra el cheque.
Los cheques se Componen de Tres Partes:
a) Un Talón Fijo: (Ubicado en la parte
izquierda), que permanece encuadernado en la libreta de cheques.
b) El Cheque Propiamente Dicho.
c)Talón de Cobranza: (Ubicado a la derecha)
Se utiliza para cobrar los cheques en efectivo.
El
cheque evita el movimiento de dinero en efectivo y el riesgo que esto
representa. Puede endosarse, es decir, transferirse como si fuera dinero en
efectivo, como medio de pago, siempre deja una constancia de entrega de dinero, puede enviarse por correo bajo
ciertas condiciones.
Los
cheques pueden ser presentados para su cobro dentro de los 30 días contados
desde la fecha de su emisión.
ACTIVIDAD
Con los siguientes datos complete los documentos que se
detallan a continuación:
1.Original de Factura Nº 0000 - 00006150, Fecha: 01/07/08
Vendedor: Juan Fernández, San Martín 4258, Plaza Huincul
– IVA RI – CUIT: 30-50020119-4 – Ing. Brutos: 018- 3652436-5
Comprador: Inés Martínez – Belgrano 3458 – Cutral-Có
(RI), 30 pantalones a $ 40 C/U y 120 camisas a “ 35 C/U. condiciones de pago:
Cuenta Corriente sin documentar.
2. Pagaré Nº 326 por $ 10.000 / Vencimiento: 30 días de
la fecha / Fecha: 05/07/08 / Firmante: Juan Pablo Altuna / Beneficiario: Andrés
Antonio Giménez / Motivo: Compra de mercaderías / Lugar de pago: Av Roca 450, Cutral-Có.
3. Nota de Crédito Bancaria:
Banco: Charco / Cuenta Cte. Nº: 356243-6 / Titular: Juan
Paz / Fecha: 04/07/08 / Importe: $ 80.000 en Cheque Nº 36248 Banco Galicia $
50.000 y Cheque Nº 45239 Banco Río $ 30.000 / Depositante: José Paz /
Domicilio: San Martín 976, Plaza Huincul.
4. Recibo:
Lugar y Fecha: Plaza Huincul, 01 de Julio de 2.008
Pagador: Armando Esteban Quito
Beneficiario: Juan Roldan
Importe: $ 7.200
Motivo del pago: Cancelación de deudas por compras de
mercaderías
5. Confeccionar Los documentos que quedan en poder de la
distribuidora “El Solcito”, ubicada en
la calle Roca Nº 796. Determinar la operación y anotar los cálculos auxiliares
en la hoja:
06/10 –
Original de Factura A de fábrica de plásticos por 100 baldes de 5 litros a $
7,90 C/U, 75 fuentones a $ 12 C/U y 60
macetas a $ 3,30 C/U. C.P.: Mitad en cuenta corriente y mitad cheque propio.
09/10 –
Duplicado Factura A a Florería Iris por 25 macetas y 10 baldes con un 50 % de
ganancia. C.P.: Documentado a 30 días.
10/10 –
Duplicado Factura “B” a Claudia Pérez por un balde y un fuenton más el 70 % de
ganancia. C.P.: Efectivo.
